Fahrtenbuch-App: worauf es ankommt.
Papier, Excel, Smartphone-App oder Stecker im Auto: Wichtig sind die passende Erfassung und nachvollziehbare Änderungen; eine gewöhnliche Excel-Tabelle erfüllt die Anforderungen nicht automatisch. Welcher zu dir passt, hängt davon ab, wer das Auto fährt, was deine Buchhaltung braucht und wie viel Nacharbeit du in Kauf nimmst.
Digitales oder elektronisches Fahrtenbuch?
Beide Begriffe bezeichnen hier die digitale Dokumentation von Fahrten. Automatische Erfassung ist eine mögliche Funktion. Ob eine App, ein Fahrzeuggerät oder manuelle Eingabe verwendet wird: Prüfe die Angaben, die Korrekturhistorie, die Exportmöglichkeiten und die Eignung für deinen konkreten Zweck.
Offen gesagt: Wir entwickeln Route2Bee, eine der Apps, um die es hier geht. Dieser Ratgeber gibt allgemeine Informationen und ersetzt keine Steuerberatung. Ob ein Fahrtenbuch anerkannt wird, entscheidet das Finanzamt im Einzelfall.
Drei Wege zum Fahrtenbuch.
Ob auf Papier oder digital: Das Finanzamt verlangt pro Fahrt dieselben Pflichtangaben. Die Wege unterscheiden sich darin, wie viel du selbst eintragen musst und wie gut nachträgliche Änderungen erkennbar sind.
| Papier oder Excel | Smartphone-App | Stecker oder Box im Auto | |
|---|---|---|---|
| Erfassung | Jede Fahrt von Hand | Automatisch per GPS des Handys, dazu manuelle Einträge | Automatisch über ein Gerät im Fahrzeug |
| Zusatzgerät | Keins | Keins | Ja, Einbau oder OBD-Stecker |
| Laufende Kosten | Keine | Oft Abo, meist mit Gratisphase | Gerät und laufende Gebühr, je nach Anbieter |
| Änderungen | Excel-Einträge lassen sich unbemerkt ändern | Je nach App mit Änderungsprotokoll | Je nach Anbieter mit Änderungsprotokoll |
| Passt gut, wenn | du selten fährst und diszipliniert einträgst | du selbst fährst und dein Handy immer dabei ist | mehrere Personen dasselbe Fahrzeug fahren |
Eine lose Excel-Tabelle ist besonders riskant: Einträge lassen sich ändern, ohne dass es erkennbar ist. Das spricht gegen ihre Ordnungsmäßigkeit.
7 Fragen vor der Entscheidung.
- Wer fährt das Auto? Fährst nur du, reicht eine App auf deinem Handy. Teilen sich mehrere Personen ein Fahrzeug, erfasst ein Gerät im Auto jede Fahrt, egal wer am Steuer sitzt.
- Erfasst die App im Hintergrund? Eine automatische Erfassung braucht Standort- und Hintergrundberechtigungen. Teste mit ein paar echten Fahrten, ob Start, Ziel und Strecke stimmen.
- Enthält jeder Eintrag die Pflichtangaben? Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende, Reiseziel, Zweck, aufgesuchter Kunde und gegebenenfalls Umwege. Die 7 Pflichtangaben im Detail.
- Werden Änderungen erkennbar? Achte auf ein Änderungsprotokoll und darauf, dass du geprüfte Fahrten abschließen kannst.
- Welches Format braucht deine Buchhaltung? PDF zum Abgeben, CSV für eigene Auswertungen oder einen DATEV-Buchungsstapel für die Steuerkanzlei. Frag vorher nach.
- Wo liegen deine Daten? Fahrten verraten, wo du wann warst. Lies die Datenschutzerklärung: Wo stehen die Server, und kannst du dein Konto samt Daten löschen?
- Was kostet es auf ein Jahr gerechnet? Vergleiche den Jahrespreis, nicht nur den Einstieg. Prüfe, ob du vorher kostenlos testen kannst und wie du kündigst.
Route2Bee im Überblick.
Route2Bee ist eine Fahrtenbuch-App für iPhone und Android. Sie richtet sich an alle, die Auto fahren und ihre Fahrten festhalten möchten: Selbstständige und Freiberufler, Angestellte mit Firmen- oder Privatwagen, Pendler und Privatleute.
| Plattformen | iPhone und Android |
|---|---|
| Erfassung | Automatisch per GPS im Hintergrund, Fahrten auch manuell eintragen, wiederkehrende Routen wie der Arbeitsweg |
| Zusatzgerät | Keins. Den Kilometerstand liest die App nicht aus dem Auto aus, du gleichst ihn mit dem Tacho ab. |
| Fahrtzwecke | Geschäftlich, privat, Arbeitsweg und Sonderfahrten, dazu mehrere Firmen und Fahrzeuge mit eigenen Kostensätzen |
| Nachvollziehbarkeit | Fahrten prüfen und finalisieren, Bearbeitungen bleiben im Änderungsprotokoll sichtbar |
| Export | PDF und CSV; mit Premium zusätzlich DATEV-Buchungsstapel (SKR03/SKR04) und Eigenbeleg für Lexware Office |
| Daten | Synchronisierung über EU-Server, Datenschutzerklärung |
| Preis | 20 Fahrten insgesamt kostenlos. Premium in Deutschland 7,99 € im Monat oder 79,99 € im Jahr; maßgeblich ist der Preis im Store. |
| Für wen | Selbstständige und Freiberufler, Angestellte mit Firmen- oder Privatwagen, Pendler (Arbeitsweg automatisch erfassen) und Privatleute (z. B. Arzt- oder Ehrenamtsfahrten für die Steuererklärung) |
Häufige Fragen.
Erkennt das Finanzamt eine Fahrtenbuch-App automatisch an?
Nein. Keine App wird automatisch anerkannt. Entscheidend ist, ob deine Aufzeichnungen vollständig und zeitnah sind und ob nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder erkennbar dokumentiert sind. Ob ein Fahrtenbuch anerkannt wird, entscheidet das Finanzamt im Einzelfall.
Brauche ich für ein elektronisches Fahrtenbuch einen OBD-Stecker?
Nein. Smartphone-Apps wie Route2Bee erfassen Fahrten über das GPS des Handys. Ein Stecker oder eine fest eingebaute Box ist vor allem sinnvoll, wenn mehrere Personen dasselbe Fahrzeug fahren oder das Handy nicht zuverlässig mitfährt.
Gibt es eine kostenlose Fahrtenbuch-App?
Viele Apps haben eine kostenlose Stufe mit Einschränkungen. Bei Route2Bee sind die ersten 20 Fahrten kostenlos, ohne Zeitlimit; für weitere Fahrten und die zusätzlichen Buchhaltungsexporte brauchst du Premium. Teste eine App vor dem Kauf mit echten Fahrten aus deinem Alltag.
Probier es mit deinen eigenen Fahrten.
Route2Bee für iPhone und Android. 20 Fahrten insgesamt kostenlos; Konto erforderlich.
Für iPhone ladenFür Android ladenAlles zur Fahrtenbuch-App Route2Bee auf route2bee.de.
Danach Premium für weitere Aufzeichnungen. Automatische Erfassung benötigt Standort- und Hintergrundberechtigungen.
Quellen zur Fahrtenbuchführung: BMF-Schreiben vom 3. März 2022, insbesondere Rn. 29–35; BFH, VI B 37/23 vom 12. Januar 2024.
Quellen: BMF-Schreiben vom 3. März 2022; BFH VI B 37/23. Passende Einstiege: Selbstständige und Freiberufler, Firmenwagen, Privatfahrten, PDF-Vorlage.
Das Finanzamt entscheidet über die Anerkennung. Route2Bee ersetzt keine Steuerberatung. Route2Bee ist kein Produkt von DATEV oder Lexware.