Fahrtenbuch mit DATEV-Export: Geschäftsfahrten als Buchungsstapel.

Der DATEV-Export ist für Selbstständige, Freiberufler und Unternehmer gedacht, die mit ihrem privaten Auto geschäftlich fahren und diese Fahrten über die Kilometerpauschale buchen lassen. Die Datei gibst du deiner Steuerberatung, die sie in DATEV einliest.

Für einen Firmenwagen gibt es keine Kilometerpauschale. Dann ist das PDF-Fahrtenbuch je Fahrzeug die passende Datei für deine Buchhaltung.

• Gebucht werden Fahrten mit dem Zweck „geschäftlich“. Der Betrag ergibt sich aus den gefahrenen Kilometern und dem Kilometersatz der Firma, der du die Fahrt zugeordnet hast.
• Kilometersatz je Firma: voreingestellt sind 0,30 € pro Kilometer, für jede Firma kannst du einen eigenen Satz hinterlegen.
• Nicht gebucht werden private Fahrten, Arbeitswege, Sonderfahrten und Fahrten ohne Zweck. Sie stehen weiter im PDF-Fahrtenbuch.

Vor dem Export zeigt dir Route2Bee, was noch fehlt, zum Beispiel ein Anlass oder deine Berater- und Mandantennummer.

Du wählst deinen Kontenrahmen und trägst Berater- und Mandantennummer unter Einstellungen → Buchhaltung ein. Beide Nummern stehen auf jeder Auswertung deiner Steuerberatung. Voreingestellt sind diese Konten:

• SKR03: 4673 „Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten“ an 1890 „Privateinlagen“.
• SKR04: 6673 „Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten“ an 2180 „Privateinlagen“.
• Eigene Konten: Das Gegenkonto änderst du in den Einstellungen, ein eigenes Aufwandskonto hinterlegst du je Firma.

Viele Kanzleien buchen anders. Stimm die Konten deshalb vor dem ersten Export mit deiner Steuerberatung ab.

• Je Geschäftsfahrt eine Buchung mit Datum der Fahrt als Beleg- und Leistungsdatum und dem Betrag in Euro.
• Buchungstext mit Start und Ziel der Fahrt.
• Feste Belegnummer je Fahrt. Sie bleibt gleich, auch wenn du später eine andere Fahrt nachträgst.
• Zusatzangaben zu jeder Buchung: Strecke, Kilometersatz, Firma, Fahrer, Fahrzeug, Start, Ziel und Anlass.
• Nicht festgeschrieben: Das Festschreiben übernimmt deine Kanzlei nach ihrer Prüfung.

Die Datei folgt der DATEV-Formatbeschreibung für den Buchungsstapel (Version 700, Formatversion 13) im Zeichensatz Windows-1252. Jeder Export bekommt eine Prüfsumme, die in deinem Konto hinterlegt wird.

• Einrichten: Kontenrahmen, Berater- und Mandantennummer einmal unter Einstellungen → Buchhaltung eintragen.
• Prüfen: Fahrten des Monats oder Jahres durchsehen, Zweck und Anlass ergänzen, fehlende Fahrten nachtragen.
• Exportieren: im Fahrtenbericht DATEV wählen und die Datei an deine Steuerberatung schicken. In der Web-App geht das auch im Browser.

Der DATEV-Export gehört zu Route2Bee Premium, das du in der App abschließt. Zum Ausprobieren zeichnest du 20 Fahrten kostenlos auf und gibst sie als PDF oder CSV weiter.