Fahrtenbuch-Vorlage als PDF zum Ausdrucken

Eine klare Tabelle hilft, die Angaben einer Fahrt vollständig festzuhalten. Unsere Vorlage enthält ein leeres Blatt im A4-Querformat und eine zweite Seite mit Ausfüllhinweisen. Der Download ist kostenlos und benötigt kein Route2Bee-Konto.

PDF-Vorlage herunterladen · 2 Seiten

Vor der Nutzung: Ein ausgefülltes Einzelblatt ist keine Garantie für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Eine lose Sammlung von Blättern erfüllt die geschlossene Form nicht schon durch vollständige Spalten. Für ein steuerliches Papierfahrtenbuch solltest du ein gebundenes Buch verwenden und die konkrete Führung vorher mit deiner Steuerberatung klären. Die Vorlage eignet sich als Ausfüll- und Strukturhilfe.

Was kommt in welche Spalte?

1. Datum: der Tag der tatsächlichen Fahrt.
2. Kilometerstand Start / Ende: abgelesene Tachostände; nicht GPS-Strecke und Tachostand verwechseln.
3. Strecke: die Differenz zwischen End- und Anfangsstand, zur Kontrolle.
4. Fahrtart: geschäftlich, privat oder Wohnung–erste Tätigkeitsstätte; Sonderfälle fachlich klären.
5. Start / Ziel: bei Geschäftsfahrten das konkrete Reiseziel, gegebenenfalls die Route.
6. Anlass / Geschäftspartner: wen du aus welchem geschäftlichen Grund besucht hast. „Termin“ allein erklärt den Anlass nicht.
7. Umweg / Korrektur: wesentliche Abweichungen erläutern und Berichtigungen nachvollziehbar halten.

So verwendest du das Blatt

Trage Fahrzeug, Kennzeichen, Zeitraum und eine fortlaufende Seitennummer ein. Erfasse eine tatsächliche Fahrt zeitnah und prüfe die Kilometerstände im Zusammenhang mit den vorherigen Einträgen. Bei Privatfahrten reicht für das steuerliche Fahrtenbuch grundsätzlich die Kilometerangabe; beim Arbeitsweg ein kurzer entsprechender Vermerk. Die übrigen Felder müssen dabei keine privaten Besuchsdetails enthalten.

Warum gibt es keine frei editierbare Excel-Vorlage?

Eine gewöhnliche Tabelle lässt Änderungen an älteren Einträgen zu, ohne sie zuverlässig offenzulegen. Gerade diese Nachvollziehbarkeit ist für ein elektronisches Fahrtenbuch wesentlich. Eine spätere PDF-Ausgabe behebt diesen Mangel nicht automatisch. Mehr dazu im Ratgeber zu Pflichtangaben.

Wenn du Fahrten automatisch erfassen möchtest

Route2Bee unterstützt die GPS-Erfassung auf iPhone und Android. Du kontrollierst die Angaben, ergänzt den Anlass und ordnest den Zweck zu. 20 Fahrten insgesamt sind mit Benutzerkonto kostenlos; danach brauchst du Premium für weitere Aufzeichnungen. So richtest du die erste Fahrt ein.

Quellen: BMF, 3. März 2022, Rn. 29–35; BFH, 12. Januar 2024, VI B 37/23, insbesondere Rn. 11–14. Stand: 19. Oktober 2026.