Fahrtenbuch für Selbstständige und Freiberufler

Der Weg zum Kunden, der Termin beim Lieferanten und die private Fahrt am Wochenende sehen auf einer Karte ähnlich aus. Für deine Buchhaltung sind Anlass und Zuordnung entscheidend. Die passende Dokumentation hängt auch davon ab, ob du mit einem privaten oder betrieblichen Fahrzeug fährst.

Privatwagen für betriebliche Termine

Halte Datum, Strecke und den konkreten betrieblichen Anlass fest. Welche Fahrzeugkosten du als Betriebsausgabe ansetzen kannst und welcher Nachweis genügt, klärst du anhand deiner Fahrzeugzuordnung und Nutzung. Das ist eine andere Frage als die Bewertung der Privatnutzung eines Betriebsfahrzeugs. Grundlage für Betriebsausgaben ist § 4 Absatz 4 EStG.

Betriebsfahrzeug mit Privatnutzung

Bei einem zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzten Kraftfahrzeug regelt § 6 Absatz 1 Nummer 4 EStG die pauschale Bewertung der Privatnutzung und die Alternative mit tatsächlichen Aufwendungen und ordnungsgemäßem Fahrtenbuch. Bei anderen Nutzungsanteilen oder besonderen Fahrzeugarten gelten weitere Regeln. Übertrage einen Arbeitnehmer-Rechner deshalb nicht ungeprüft auf deinen Betrieb.

Eine Routine nach dem Kundentermin

1. Prüfe die erfasste Fahrt und das richtige Fahrzeug.
2. Wähle den passenden Zweck und die Firma.
3. Ergänze Geschäftspartner und konkreten Anlass.
4. Gleiche die Kilometerstände ab und prüfe auf fehlende Fahrten.
5. Stimme Zeitraum und Exportformat mit deiner Buchhaltung ab.

Welche Datei bekommt die Kanzlei?

Für Geschäftsfahrten mit dem Privatwagen bietet Route2Bee mit Premium einen DATEV-Buchungsstapel und einen Eigenbeleg für Lexware Office. Für das Fahrtenbuch je Fahrzeug steht der PDF-Bericht zur Verfügung. Ein Export ersetzt weder die Prüfung deiner Angaben noch die steuerliche Einordnung.

Mehr zum Ablauf: Kundenfahrten erfassen und Monatsabschluss vorbereiten. Stand: 19. Oktober 2026.